Como criar e gerenciar assuntos na Plataforma 1Doc
3 min
Criado por Samantha Lacerda em 19/02/2021 11:00
Atualizado por Samantha Lacerda em 06/04/2021 09:12

Funcionalidade disponível para Administradores do sistema.

 

Leia o artigo ou assista ao vídeo para aprender a criar a parametrizar os assuntos:

 

Alguns módulos da Plataforma 1Doc possuem o campo Assunto/Tipo na abertura de um novo documento. É o caso por exemplo dos módulos Protocolo, Atendimento, Processo Administrativo, Parecer, entre outros.

Para que a listagem de assuntos esteja sempre atualizada e com o maior número de informações possível sobre cada um deles, é necessário que o Administrador da 1Doc na entidade faça a gestão dos mesmos e utilize as funcionalidades disponíveis.

Para isto, basta acessar o Menu Pessoal > Administração:



Selecionar a aba Assuntos:



Após, clique no campo Geral e selecione o tipo de documento:



Para os módulos Protocolo e Atendimento, em especial , a plataforma 1Doc já vem com alguns assuntos padrões que podem ser gerenciados de acordo com a necessidade da entidade. Para editar um assunto existente, clique em Editar:



Para criar um novo assunto, clique em Novo Assunto:



Os principais campos a serem preenchidos são:

Campos de edição de Assunto

  • Assunto: Nome/título do assunto que está sendo cadastrado;
  • Assunto pai: Para organizar a listagem com assuntos agrupadores, vincule assuntos a outro já existente neste campo;
  • Direcionamento automático: Selecione um setor da entidade para receber automaticamente todo documento criado com o assunto;
  • Descrição: Descrição detalhada do assunto. Em módulos como Protocolo, dê todas as informações referente ao assunto que o cidadão precise saber;
  • Modelo inicial: Se o assunto já possuir um formato ou conteúdo padrão, bem como um modelo de solicitação ou requerimento para o assunto, pode ser inserido neste campo;
  • Estes setores podem receber: Caso deseje dar opção de destino ao documento na abertura, informe os setores que poderão aparecer como opção no envio do mesmo;
  • Tipos : Neste campo, informe os documentos obrigatórios (ou opcionais) para abertura deste assunto.


Boas práticas

  • Mantenha a lista de assuntos com descrição objetiva e que faça sentido para o requerente;
  • Evite utilizar assuntos genéricos, como por exemplo Solicitação, Requerimento, etc. A plataforma 1Doc possui relatórios disponíveis que trarão as informações por assunto em alguns casos. Sendo assim, especifique os assuntos para uma melhor análise sobre os documentos de sua entidade.
  • Se é necessário o pagamento de taxa ou a entrega física de documentação, deixe isso claro na descrição.


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