Nos níveis restrito e/ou sigiloso, você escolhe as pessoas uma a uma, podendo envolver no documento apenas pessoas específicas.

Quem pode usar a emissão sigilosa

Nem todo mundo pode criar um processo sigiloso e/ou restrito. É preciso que:

1. O administrador do sistema libere, no cadastro do assunto, que aquele tipo de processo aceita sigilo;
2. O administrador dê essa permissão para cada usuário que poderá usar o recurso.

Em resumo: no restrito, o setor emissor continua acompanhando o processo. No sigiloso, nem o restante do setor emissor enxerga o conteúdo.

Já quem recebe um processo sigiloso ou restrito não precisa de nenhuma permissão especial — basta ter sido incluído como destinatário.

É preciso justificar

Toda vez que alguém classifica um processo como sigiloso ou restrito, o sistema pede uma justificativa legal. 

Essa justificativa é baseada em leis que já preveem sigilo para certos tipos de documento, como a Lei de Acesso à Informação (LAI) e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Cada justificativa tem um prazo de sigilo (por exemplo, 5, 15 ou 25 anos).

Informações importantes

• Ninguém encontra por acaso: processos sigilosos e restritos não aparecem em nenhuma busca do sistema para quem não tem acesso a eles;
• Filtro na inbox: existe um ícone de escudo que mostra só os documentos sigilosos e restritos que você já pode ver;
• Você pode abrir mão do acesso: se você foi incluído em um processo sigiloso por engano ou não deveria mais ter acesso a ele, pode renunciar ao seu acesso, desde que não seja a única pessoa com acesso;
• O prazo de sigilo não expira sozinho: quando o prazo termina, o processo continua sigiloso até que alguém autorizado decida, manualmente, torná-lo público.

Quando usar cada um

• Sigiloso: quando o conteúdo deve ficar com um grupo mínimo de pessoas, como prontuários médicos, denúncias de assédio e sindicâncias;
• Restrito: quando o setor emissor precisa acompanhar o processo, mas ele não deve ser aberto ao setor de destino como um todo. Por exemplo, documentos estratégicos de gestão ou processos de RH conduzidos por um setor e encaminhados a pessoas específicas.

O que vale para os dois níveis

• No campo "Para", só é possível indicar pessoas, não setores. Se a pessoa escolhida pertencer a mais de um setor, o sistema pergunta em qual setor (inbox) ela deve receber o processo;
• É obrigatório selecionar uma justificativa legal, que define o prazo de sigilo;
• O processo aparece com o selo "Acesso restrito" nas listagens e não surge em nenhuma busca para quem não tem acesso;
• Se o assunto tiver etapas de tramitação pré-configuradas, escolher sigiloso ou restrito descarta essas etapas. O processo passa a respeitar apenas os destinatários escolhidos manualmente, e o sistema avisa antes de você confirmar a criação.

⚠️ Atenção: em processos sigilosos e restritos, não é possível adicionar destinatários, signatários ou mencionar pessoas de fora depois de criado. Defina todos os participantes na emissão.

Perguntas frequentes

Configuração e permissões

Quem pode criar um processo sigiloso ou restrito?

Somente usuários com a permissão concedida individualmente pelo administrador, em um assunto que tenha o sigilo habilitado. Quem não tem a permissão continua criando processos abertos normalmente nesse mesmo assunto (o recurso foi pensado para processos administrativos).

Posso usar o sigilo em qualquer módulo da plataforma?

O recurso foi desenvolvido para uso em processos administrativos. Por isso, recomendamos utilizá-lo apenas nesse módulo.

Preciso de alguma permissão especial para receber um processo sigiloso ou restrito?

Não. Basta ter sido incluído como destinatário.

Como o administrador retira a permissão de um usuário?

Na tela "Configurar sigilo", ele inativa a permissão (com justificativa obrigatória) e pode reativá-la depois. Todo o histórico de concessões, inativações e reativações fica registrado e pode ser filtrado por usuário administrador.

Se o administrador desabilitar o sigilo em um assunto, o que acontece com os processos já criados?

Os processos em aberto não são afetados. A desabilitação só impede a criação de novos processos sigilosos ou restritos naquele assunto.

Justificativa e prazo de sigilo

Por que preciso informar uma justificativa legal?

Porque o sigilo precisa ter amparo em lei, como a LAI e a LGPD. A plataforma oferece justificativas padrão, e o administrador pode cadastrar outras. Cada justificativa tem um prazo de sigilo (por exemplo, 5, 15 ou 25 anos, ou prazo pessoal).

O que acontece com o processo quando o prazo de sigilo vence?

Nada muda automaticamente. O processo continua sigiloso ou restrito, acessível só às pessoas autorizadas. Quando o prazo termina, passa a ficar disponível a ação "Tornar público", que pode ser executada pelo próprio emissor (em processos sigilosos) ou pelo setor emissor (em processos restritos). A decisão de abrir o conteúdo é sempre humana.

Ao executar "Tornar público", o documento fica visível para o setor de cada participante (emissor e destinatários). Essa ação é irreversível, então confirme se é realmente o momento de abrir o conteúdo.

Uso no dia a dia

Quem não tem acesso consegue achar o processo na busca?

Não. Para essas pessoas, o processo simplesmente não aparece — sem máscara, nem bloqueio.

Como saber quem já abriu o processo?

Dentro do próprio processo, é possível consultar quais destinatários já visualizaram, com data e hora da primeira leitura, e quais estão pendentes. A coluna "Visualização" da inbox segue a lógica de sempre (Não visto / Visto pelo setor / Visto por mim) e não mostra isso por destinatário.

Posso mencionar (@) qualquer pessoa em um processo sigiloso ou restrito?

Não. Só é possível mencionar quem já participa da emissão. Se você tentar mencionar alguém de fora, o sistema exibe o aviso: "Este documento tem tramitação restrita. Só é possível mencionar os participantes autorizados da emissão." A menção não concede acesso a ninguém.

Posso incluir como signatário alguém que não participa do processo?

Não. Somente os participantes da emissão podem assinar, e assinar não concede acesso a ninguém. A regra é a mesma para processos sigilosos e restritos.

Posso encaminhar o processo para outras pessoas ou adicionar destinatários depois de criado?

Não. O processo tramita apenas entre os envolvidos definidos na criação. Por isso, confira a lista de destinatários antes de confirmar a emissão.

Fui incluído em um processo por engano. Posso sair?

Pode. É possível renunciar ao próprio acesso (contanto que você não tenha emitido o documento), informando uma justificativa. A ação é irreversível e fica registrada na linha do tempo do processo. Não é possível renunciar se você for o único destinatário ativo.

Qualquer dificuldade ou dúvida relacionada às emissões sigilosas e/ou restritas, contate o suporte via chat ou e-mail: suporte@1doc.com.br.